Die Datenschutzgrundverordnung schreibt Unternehmen vor, betroffenen Personen Auskunft über die erhobenen und verarbeiteten Daten zu geben. Bei einem Verstoß gegen diese Vorschrift kann den Unternehmen eine Klage drohen oder ein Bußgeld auferlegt werden. Ein Unternehmen sowie die zuständigen Mitarbeiter sollten auf den Fall eines Auskunftsersuchens vorbereitet sein und die notwendigen Schritte und Regelungen kennen.
Was beinhaltet die Auskunftspflicht?
Im Hinblick auf die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten räumt der Art. 15 DSGVO betroffenen Personen ein Auskunftsrecht ein. Demnach hat jede Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Auskunft darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet wurden. Trifft dies zu, hat die betroffene Person ein Auskunftsrecht über diese Daten sowie über die Informationen zur Verarbeitung.
Anforderungen an das Unternehmen
Macht eine betroffene Person von ihrem Auskunftsrecht Gebrauch, müssen Unternehmen die jeweiligen Informationen nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO unverzüglich, spätestens aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags erteilen. Sollten komplexe Gründe vorliegen, weshalb diese Frist nicht eingehalten werden kann, ist die betroffene Person hierüber zu informieren. Diese Information muss jedenfalls innerhalb eines Monats nach Antragseingang erfolgen. Die Frist zur eigentlichen Auskunft kann auf maximal zwei weitere Monate ausgedehnt werden. Die Informationen sind nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO als Kopie und nach Art. 12 Abs. 5 DSGVO grundsätzlich kostenlos zur Verfügung zu stellen. Werden darüber hinaus noch weitere Informationen verlangt, kann nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO ein angemessenes Entgelt verlangt werden.
Die Auskunftspflicht für Unternehmen beinhaltet eine detaillierte Auflistung aller personenbezogenen Daten der Betroffenen. Diese Auskunft muss klar, verständlich und transparent sein, sodass auch nicht sachkundige Personen die Informationen problemlos verstehen können. Zu den mitzuteilenden Informationen gehören Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, die Kategorie, die Dauer der Speicherung, der Empfänger sowie weitere Auskünfte. Unternehmen können die Auskünfte nach Art. 12 Abs. 1 DSGVO schriftlich, elektronisch oder auf Wunsch auch mündlich erteilen. Im Einzelnen sind Art, Weise und Umfang der Auskunftspflichten in der Rechtsprechung noch nicht abschließend geklärt.
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