Immer mehr Unternehmen nutzen ein strukturiertes Onboarding von Beschäftigten. Nach dem Recruiting soll der neue Mitarbeiter strukturiert und problemlos in das Unternehmen eingegliedert werden. Der Onboarding-Prozess hilft Unternehmern dabei, eine Zufriedenheit unter den Mitarbeitern hervorzurufen und diese bereits früh an das Unternehmen zu binden. Der Prozess dieser Eingliederung startet in der Regel bereits vor dem ersten Arbeitstag. Dabei werden personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet, weshalb die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu beachten sind.
Datenschutzhinweise für Beschäftigte
Schon im Recruiting-Prozess musste der Bewerber auf die Verarbeitung seiner im Bewerbungsprozess bekanntgewordenen personenbezogene Daten hingewiesen werden. Mit Abschluss des Arbeitsvertrages aktualisiert sich diese Pflicht. Nach Art. 13 DSGVO ist ein Arbeitgeber verpflichtet, seinen Mitarbeitern mitzuteilen, welche personenbezogenen Daten von ihnen erhoben wurden. Aufgrund der Vielfalt an Informationen empfiehlt sich hierfür ein separates Dokument, welches gemeinsam mit dem Personalfragebogen oder den Vertragsunterlagen zur Verfügung gestellt wird. Bei einem Personalfragebogen handelt es sich um eine Datenverarbeitung zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses i.S.d. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG. Von dieser Grundlage werden nur solche Daten erfasst, welche für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses notwendig sind.
Bei einem Onboarding-Prozess von Beschäftigten ist zudem auf die Einwilligung bei Fotonutzung zu achten. Wird im Intranet, auf der Unternehmenswebsite oder in den Sozialen Medien ein Foto des neuen Beschäftigten eingestellt, so muss hierfür eine Einwilligung der betroffenen Person vorliegen.
Verpflichtung auf Vertraulichkeit
Neu eingestellte Beschäftigte sind nach Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO auf die Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Aus Gründen der Nachweisbarkeit sollten Beschäftigte schriftlich über diese Verpflichtung auf Vertraulichkeit belehrt werden. Die Mitarbeiter sind in dieser Belehrung darüber zu unterrichten, was sie bei ihrer täglichen Arbeit im Hinblick auf den Datenschutz beachten müssen.
Sie benötigen Unterstützung bei der Umsetzung? Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Weitere Informationen und Kontaktmöglichkeiten finden Sie unter https://kajo-datenschutz.de
